SISTEMAS DE ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS (Libro en papel)

de AA.VV

Sinopsis

Aplicar las técnicas de archivo convencional e informático utilizando los sistemas de clasificación codificación y almacenamiento apropiados a la información y documentación que se gestiona. Analizar procedimientos de gestión documental tipo determinando los elementos intervinientes garantizando la trazabilidad vigencia y unicidad de los mismos utilizando sistemas de representación de flujos a través de aplicaciones informáticas de gestión documental. Valorar entre los sistemas de clasificación y ordenación de archivos los más apropiados para los distintos documentos de gestión considerando ventajas e inconvenientes de los nuevos soportes electrónicos para la optimización de la información y documentación. Identificar las características propias de los diferentes sistemas de archivo y registro de la información y documentación en la empresa para su posterior diseño. Establecer criterios y plazos de transferencia entre los distintos archivos necesarios para almacenar la información y documentación de acuerdo con los requisitos establecidos por la empresa cumpliendo con la legislación vigente. Mantener actualizado el manual de archivo enumerando claramente las normas a seguir en cuanto a criterios de clasificación y alfabetización procedimientos de solicitud y préstamo de la información restricciones de acceso y plazos de conservación o destrucción de acuerdo con las directrices y procedimientos establecidos por la organización. Organizar los archivos de gestión en soporte papel clasificando los documentos en función de su contenido e identificando su frecuencia de uso y los criterios establecidos en el manual de archivo. Actualizar los archivos de gestión en soporte papel incorporando nuevas informaciones o documentos que optimicen su uso. Organizar los archivos informáticos utilizando estructuras de árbol de forma homogénea y dinámica así como nombres significativos y sistemas de clasificación adecuados a su contenido. Generar el índice de archivo utilizando la herramienta informática idónea para el caso o la que estipule la normativa interna. Identificar el sistema operativo idóneo para los trabajos a desarrollar en los diferentes puestos de trabajo de la organización. Distinguir entre los diferentes tipos de documentos que se generan al utilizar los distintos programas instalados. Gestionar de forma adecuada los problemas que se generan al utilizar los diferentes programas informáticos. Analizar procedimientos de gestión documental tipo determinando los elementos intervinientes. a través de las aplicaciones informáticas de gestión documental. Realizar un adecuado diseño del sistema de clasificación y gestión de la documentación.